Regulamin świadczenia
usługi Notatka Lekarza

Usługodawcą jest Instytut Cyfrowej Medycyny Sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu (ul. Stanisława Leszczyńskiego 4/29, 50-078 Wrocław, KRS 0001245570, NIP 8971973330), operator systemu Notatka Lekarza dostępnego pod adresem notatkalekarza.pl.

Usługobiorcą (dalej: Placówka) jest podmiot leczniczy lub lekarz prowadzący działalność, który otrzymał dostęp do panelu administratora i korzysta z systemu w celu wspomagania dokumentacji wizyt.

System Notatka Lekarza wspomaga sporządzanie notatek z wizyt lekarskich. Lekarz każdą wygenerowaną notatkę samodzielnie weryfikuje i zatwierdza — odpowiedzialność za treść dokumentacji medycznej pozostaje po stronie lekarza i Placówki.

• Dostęp do systemu odbywa się przez panel administratora (zarządzanie lekarzami i stanowiskami) oraz aplikację lekarza (nagrywanie i tworzenie notatek).
• Każde stanowisko to osobny login lekarza. Dane do logowania Placówka przekazuje lekarzom we własnym zakresie.
• Placówka odpowiada za zachowanie poufności haseł i za działania osób korzystających z udostępnionych im kont.
• Przetwarzanie danych pacjentów odbywa się na zasadach określonych w odrębnej umowie powierzenia przetwarzania danych (DPA), którą Placówka podpisuje przed rozpoczęciem korzystania z systemu na danych rzeczywistych.

Opłata wynosi 99 zł netto za stanowisko miesięcznie. Liczba stanowisk odpowiada liczbie aktywnych loginów lekarzy.

Rozliczenie odbywa się w jednym z dwóch trybów, wybranym przez Placówkę:

• Karta płatnicza — automatyczne, comiesięczne pobranie opłaty za pośrednictwem operatora płatności (Stripe).
• Faktura — comiesięczna faktura przesyłana Placówce, opłacana przelewem. Faktury są dostępne do pobrania w panelu administratora.

Placówki rozpoczynające korzystanie z systemu otrzymują 14-dniowy okres próbny, w którym usługa jest bezpłatna. Po jego zakończeniu Placówka sama decyduje, czy kontynuować — dopiero potwierdzenie kontynuacji uruchamia płatność i wystawienie pierwszej faktury (proformy). Pierwszy okres rozliczeniowy może być naliczony proporcjonalnie, jeśli korzystanie rozpoczyna się w trakcie miesiąca.

Akceptując niniejszy regulamin i korzystając z systemu po zakończeniu okresu próbnego, Placówka zobowiązuje się do zapłaty należności wynikających z wystawionych faktur w terminie wskazanym poniżej.

W rozliczeniu na podstawie faktury termin płatności wynosi 14 dni od daty wystawienia faktury, chyba że na fakturze wskazano inaczej.

W razie braku zapłaty wystawionej faktury Usługodawca może wstrzymać nagrywanie nowych wizyt po upływie 7 dni od terminu płatności, do czasu uregulowania należności. Dostęp do panelu i wcześniejszych notatek pozostaje zachowany, a nagrywanie wraca niezwłocznie po zaksięgowaniu wpłaty.

Jeśli po zakończeniu 14-dniowego okresu próbnego Placówka nie potwierdzi kontynuacji, nagrywanie nowych wizyt zostaje wstrzymane od razu — bez naliczania jakichkolwiek opłat.

Placówka może złożyć reklamację dotyczącą usługi lub rozliczenia drogą mailową na adres kontakt@notatkalekarza.pl lub pisemnie na adres siedziby Usługodawcy: Instytut Cyfrowej Medycyny Sp. z o.o., ul. Stanisława Leszczyńskiego 4/29, 50-078 Wrocław.

Zgłoszenie reklamacyjne powinno zawierać:

• nazwę Placówki oraz dane kontaktowe osoby zgłaszającej,
• opis nieprawidłowości i okoliczności jej wystąpienia (data, czego dotyczy),
• numer faktury, jeżeli reklamacja dotyczy rozliczenia,
• oczekiwany sposób załatwienia sprawy.

Usługodawca rozpatruje reklamację w terminie 14 dni od dnia jej otrzymania i w tym terminie przekazuje odpowiedź na adres e-mail, z którego wpłynęło zgłoszenie, lub na wskazany w zgłoszeniu adres korespondencyjny. Jeżeli rozpatrzenie reklamacji wymaga dodatkowych informacji, Usługodawca zwraca się o nie niezwłocznie — termin biegnie wówczas od dnia uzupełnienia zgłoszenia.

W sprawach dotyczących usługi, rozliczeń i płatności Placówka może kontaktować się z Usługodawcą drogą mailową. Usługodawca może aktualizować niniejszy regulamin — o istotnych zmianach informuje Placówkę z wyprzedzeniem.